Сопровождение на московскую выставку: чек-лист от координатора

Выставка — это марафон, не спринт

Современная отраслевая выставка в Москве — это 4-6 часов на ногах, 20-40 коротких контактов с малознакомыми людьми, обилие small-talk на смежные темы и пара серьёзных переговоров в кулуарах между павильонами. Компаньон в этом сценарии — не «эффектная картинка», а второй человек, который помнит имена, забирает каталоги, договаривается о followup-встречах и держит ритм, когда заказчик выпадает в коридор для двадцатиминутного звонка.

Этот чек-лист собран координаторами Эскорт МСК на основе 90+ выставочных сценариев за последние 12 месяцев — от MIPS на Крокус Экспо до прицельных собраний R&D на ВДНХ. Прочитайте за 3-4 дня до выставки, чтобы дать координатору достаточно времени на подбор анкеты под ваш формат.

За 4 дня: формулируем задачу

Поставьте координатору задачу в трёх измерениях.

Тип выставки. Технологическая (TechFest, Open Innovations), потребительская (МосТехноПарк), отраслевая B2B (MIPS, Aquatherm) или закрытая корпоративная (private investor day, демо-стенд для регулятора). Тип определяет дресс-код, языковую модель компаньона и стиль small-talk.

Длительность. 4 часа на стенде или 8-часовой марафон с обедом и вечерним коктейлем? Это влияет на гардероб (один outfit или комплект с переодеванием), на физическую выносливость анкеты и на финальную стоимость.

Языки. Если у вас стенд на пересечении с китайской делегацией — компаньон с китайским языком даёт реальное конкурентное преимущество. Координатор знает, у каких анкет это есть.

За 2 дня: брифинг

Координатор инициирует 15-минутный голосовой брифинг с компаньоном. Заказчик может присутствовать или передать инструкцию через координатора. В брифе мы фиксируем:

• Имена 3-5 ключевых партнёров, которых ждём на стенде (компаньон запоминает фото).
• Тематический словарь — отраслевая лексика на трёх языках, чтобы компаньон не «спотыкалась» в разговоре.
• Список «горячих» followup'ов — кому компаньон должна напомнить про meeting на день B+1.
• Дресс-код по дням — на демо-стенде это business formal, на вечернем коктейле — cocktail.

День X: за 1 час до открытия

Компаньон прибывает на 60 минут раньше заказчика. Это время уходит на:

1. Расположение стенда на этаже, путь до туалетов, до бизнес-зала VIP, до выхода для срочного звонка.
2. Расположение конкурентных стендов — если заказчик попросит обзор «как у соседей».
3. Знакомство с организаторами площадки, заказ бутылки воды на стенд.

В процессе: 4 функции компаньона

Memory hub. Компаньон ведёт заметки в телефоне после каждого контакта — имя, компания, тема разговора, договорённость. Заказчик через 4 часа спросит «кто был тот руководитель из Норникеля?» — компаньон даёт ответ за 10 секунд.

Time keeper. Каждые 45 минут компаньон деликатно сигнализирует: «У вас встреча с Андреем через 12 минут на стенде C3». Заказчик не теряет график.

Кулуарный buffer. Когда заказчик в коридоре звонит инвестору 25 минут, компаньон держит стенд: общается с подходящими людьми, договаривается о followup'е, забирает контакты.

Завершение followup'ов. В последний час выставки компаньон обходит обещанные встречи на других стендах, чтобы не пропустить ничего важного.

Чек-лист координатору перед бронью

• Указал дату, площадку (название павильона), часы стенда.
• Сообщил отрасль выставки.
• Назвал желаемые языки.
• Дал brief по 3-5 ключевым партнёрам (даже коротко).
• Согласовал дресс-код по дням, если выставка многодневная.
• Уточнил тариф: 4 часа, 8 часов или 2 дня с ночёвкой.

Координатор подбирает 2-3 кандидатуры на следующий день. Решение по бронированию — за заказчиком.